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Traitement des informations personnelles des clients

Dernière mise à jour: 25 janvier 2018

Création : 1er avril 2005
Mise à jour : 1er avril 2017
THK CO., LTD.
Akihiro Teramachi, PDG

Notre activité repose sur les interactions avec les différentes parties prenantes : nos clients, bien entendu, mais également nos actionnaires et investisseurs, nos partenaires commerciaux et nos employés.

La gestion et la protection des informations personnelles et de la vie privée de ces parties prenantes sont essentielles à l'établissement de relations durables et fructueuses basées sur la confiance.

À cet effet, nous avons adopté les directives de base suivantes pour le traitement des informations personnelles, et nous gérerons et protégerons l'ensemble des informations personnelles conformément à ce qui suit.

1. Nous obéirons à toutes les lois et réglementations applicables relatives au traitement des informations personnelles, informerons tous les employés et autres collaborateurs de l'importance de la protection des informations personnelles, établirons des règles pour garantir le traitement correct de ces informations, implémenterons ces règles sans exception et améliorerons continuellement nos processus.

2. Nous mettrons en œuvre des systèmes adaptés pour la protection des informations personnelles, en tenant compte de la taille et de la nature des opérations dans les différents départements, et traiterons la collecte, l'utilisation, la mise à disposition (y compris la mise à disposition à des sous-traitants), la divulgation, la modification, la suspension de l'utilisation et la suppression des informations personnelles de manière appropriée et conformément aux dispositions spécifiées.

3. Nous mettrons en œuvre des mesures de sécurité, notamment des mesures de sécurisation des informations, afin de garantir l'intégrité et la sûreté des informations personnelles, et fournirons des efforts constants pour empêcher tout accès non autorisé ou toute perte, destruction, falsification, fuite, etc. des informations personnelles.

Fin

Vous trouverez ci-dessous des informations concernant les informations personnelles que nous recueillons (les « Informations personnelles ») : l'objectif de leur utilisation, les détails de leur traitement et comment nous contacter en cas de questions.

1. Les informations personnelles que nous recueillons

1-1. L'utilisation que nous faisons de vos informations

Nous ne recueillons que les Informations personnelles nécessaires à l'atteinte de nos objectifs commerciaux ou dans les situations pertinentes pour mener nos activités commerciales. Lesdites Informations personnelles sont utilisées aux fins suivantes.

(1) Demandes de relations commerciales avec des clients et des partenaires commerciaux ; confirmation interne d'activités commerciales avec des clients et autres parties associées, évaluation et décisions concernant ces activités commerciales ; conclusion d'accords ; exécution, gestion et résiliation d'accords ; et procédures après la résiliation d'un accord

(2) Fourniture d'informations à propos de nos produits et services ou à propos de ceux des sociétés de notre groupe

(3) Vérifications et demandes concernant les produits et services fournis à nos partenaires commerciaux

(4) Promotion et confirmation de présence à nos séminaires, expositions, etc., ou celles organisées par les sociétés de notre groupe ; communication avec les intervenants ; envoi de rapports aux participants à des événements ou à des enquêtes

(5) Confirmation de visites et autorisation d'entrée dans nos locaux

(6) Envoi de nos publications aux personnes en ayant fait la demande, et envoi d'e-mails aux personnes qui s'inscrivent à notre service d'information par e-mail

(7) Demande aux clients de répondre à des enquêtes de satisfaction de la clientèle

(8) Réponse aux demandes d'informations ou requêtes de clients et de partenaires commerciaux

(9) Exercice des droits de nos actionnaires et respect de nos obligations en vertu du droit des sociétés, ainsi que la mise en œuvre d'autres mesures pour assurer une communication efficace avec nos actionnaires, pour correctement identifier nos actionnaires et pour favoriser une compréhension mutuelle, notamment par la création de données conformes aux normes énoncées par les lois et règlements pertinents

(10) Communication avec les employés des organisations affiliées et fourniture d'informations qui répondent à leurs objectifs

(11) Communication de nos activités de recherche et développement aux membres des institutions de recherche ; discussion de sujets sous réserve du point (1) ci-dessus en vertu d'accords de développement conjoint ou des contrats de développement ; participation à des réunions de recherche et candidature pour des prix académiques

(12) Demandes de brevets et gestion des demandes de brevet avec les codemandeurs

(13) Communication avec les journalistes, analystes, etc. dans le cadre d'activités de relations publiques

(14) Réception de candidatures lors du recrutement ; communication avec les candidats ; notification de la réussite ou de l'échec des candidatures, etc.

(15) Communication avec des experts-comptables, des avocats, avocats en brevets, etc. tel que requis dans le cadre de nos activités commerciales

(16) Communication avec les sociétés du groupe pour des activités commerciales autres que celles mentionnées ci-dessus

(17) Notifications à l'attention des employés à la retraite et autres parties

(18) Communication avec les familles de nos employés

(19) Partage d'informations dans le cadre de contrats et le cas échéant dans le cadre d'activités commerciales avec le personnel de sous-traitants, les employés sous contrat, le personnel détaché, les employés à temps partiel et les employés temporaires

(20) Fourniture d'informations par notre société et les sociétés de notre groupe accessoire aux fins d'utilisation décrites ci-dessus

Remarque : les sociétés du groupe sont des sociétés établies au Japon ou à l'étranger dans lesquelles nous détenons directement ou indirectement au moins 20 % des droits de vote des actionnaires.

1-2.Sous-traitance à des tiers

Pour assurer le bon fonctionnement de nos activités, nous sommes susceptibles de sous-traiter certaines activités à des tiers établis au Japon ou à l'étranger et de leur confier les Informations personnelles nécessaires pour mener ces activités, uniquement aux fins indiquées. Dans de tels cas, nous ne sélectionnons les tiers qu'après nous être assurés qu'ils traitent les Informations personnelles de façon appropriée, avoir conclu un accord pour le traitement des Informations personnelles, et nous être assurés que celles-ci font l'objet d'une surveillance appropriée.

1-3. Utilisation conjointe

Il nous arrive d'utiliser des Informations personnelles conjointement avec les sociétés, agents, concessions et revendeurs de notre groupe. Dans ce cas, les Informations personnelles soumises à une utilisation conjointe seront limitées au nom de la personne, à son lieu de travail, à ses adresses personnelle et professionnelle, à son numéro de téléphone, à son numéro de fax et à son adresse électronique. L'utilisation sera en outre limitée à la fourniture d'informations sur les produits et services communs et à l'annonce de séminaires, expositions, etc. communs. La responsabilité de la gestion des Informations personnelles soumises à une utilisation en conjointe nous incombe.

Remarque : les agents et les concessions sont des sociétés avec qui nous avons conclu des accords et qui sont autorisées à se présenter comme nos agents ou nos concessions. Les revendeurs sont des sociétés autres que des agents ou des concessions que nous autorisons directement à vendre nos produits.

1-4. Utilisation à d'autres fins

S'il devient nécessaire d'utiliser les Informations personnelles à des fins autres que celles décrites au point « 1-1. L'utilisation que nous faisons de vos informations », la personne en sera informée ou l'utilisation sera publiquement annoncée ou transmise dans un format facilement accessible à l'individu, sauf si la personne a déjà donné sa permission ou si cela est requis par la loi. L'utilisation que nous faisons des Informations personnelles ne sera modifiée que dans la mesure où ladite modification est raisonnablement reconnue être liée aux fins précédentes.

1-5. Fourniture des Informations personnelles à des tiers

Nous ne fournirons pas les Informations personnelles à des tiers, sauf dans les circonstances suivantes.

(1) Lorsque la personne a consenti à une telle transmission

(2) Lors du partage de données statistiques ou autres ne contenant pas d'informations permettant d'identifier la personne

(3) Lors de la fourniture d'Informations personnelles à des tiers en sous-traitance dans le cadre de la sous-traitance de certaines activités commerciales à des tiers, dans la mesure nécessaire pour mener les activités commerciales, et uniquement aux fins spécifiées (voir 1-2. « Sous-traitance à des tiers »)

(4) Lors de l'utilisation d'Informations personnelles conjointement avec les sociétés, agents, concessions ou revendeurs du groupe, uniquement aux fins spécifiées (voir 1-3. « Utilisation conjointe »)

(5) Lorsque cela est requis par la loi

(6) Lorsqu'il est difficile d'obtenir la permission de la personne, mais que les informations sont nécessaires pour préserver la vie, assurer la sécurité ou protéger les biens

(7) Lorsqu'il est difficile d'obtenir la permission de la personne, mais que les informations sont essentielles pour améliorer la santé publique ou faire la promotion du bon développement infantile

(8) Lorsque cela est nécessaire pour assister les agences nationales, les organismes publics régionaux ou leurs représentants dans l'exercice de leurs fonctions telles que définies par la loi, et dans les cas où l'obtention de la permission de la personne pourrait entraver l'exercice de ces fonctions

2. Procédures pour la divulgation, la modification, l'arrêt de l'utilisation, la suppression, etc. des Informations personnelles

2-1. Demandes de divulgation, de modification, d'arrêt de l'utilisation, de suppression, etc. des Informations personnelles

Veuillez utiliser le formulaire pertinent de demande de divulgation, de modification, d'arrêt de l'utilisation, de suppression, etc. des Informations personnelles (téléchargez le formulaire en cliquant sur lien suivant et imprimez-le pour le remplir : [Link]), remplissez les champs requis, joignez une pièce d'identité (copie d'un document officiel tel que le permis de conduire ou le passeport) de la personne concernée (pièce d'identité personnelle), et envoyez le tout à l'adresse ci-dessous en incluant l'affranchissement de retour. N'oubliez pas de mentionner « PJ : demande de divulgation » en rouge sur l'enveloppe, nous pourrons ainsi traiter votre demande au plus vite.

Par ailleurs, si les informations ont été enregistrées via notre site par notre équipe de support technique ou en charge du bulletin d'informations par e-mail, les demandes de divulgation, de modification, de suppression, d'arrêt de l'utilisation etc. des Informations personnelles peuvent être effectuées comme indiqué sur le site, sous réserve de notre capacité à confirmer que le demandeur est bien la personne concernée.

Responsable de la protection des informations personnelles
Bureau de gestion des risques, THK Co., Ltd.
2-12-10 Shibaura, Minato-ku, Tokyo
108-8506, Japon

2-2. Demandes de divulgation, de modification, d'arrêt de l'utilisation, de suppression, etc. des Informations personnelles faites par un représentant

Toute personne qui demande la divulgation, la modification, l'arrêt de l'utilisation, la suppression, etc. d'Informations personnelles doit être un représentant légal de la personne concernée ou, étant chargée de demander la divulgation, la modification, l'arrêt de l'utilisation, la suppression, etc. des Informations personnelles par la personne concernée agissant en qualité de représentante de cette dernière, doit joindre à la demande une pièce d'identité personnelle ainsi que les autres documents énumérés ci-dessous.

(1) Si la demande est faite par un représentant légal (les deux documents ci-dessous sont requis.)

・Un document prouvant le statut de représentant légal (pour les mineurs, une copie du livret de famille japonais (une copie du document d'assurance maladie montrant que la personne concernée est une personne à charge est acceptable si le représentant a l'autorité parentale), ou pour les adultes sous tutelle, une copie du document prouvant les informations enregistrées)

・Un document prouvant l'identité du représentant légal (copie d'un document officiel tel que le permis de conduire ou le passeport au nom du représentant légal)

(2) Si la demande est faite par une personne chargée de représenter la personne (les deux documents ci-dessous sont requis.)

・Au moment de la demande de divulgation, de modification, d'arrêt de l'utilisation, de suppression, etc. des Informations personnelles, un document prouvant que la personne concernée a délégué la demande et estampillé d'un sceau officiel (procuration ou équivalent)

・Un certificat d'enregistrement du sceau de la personne concernée

2-3. Frais afférents aux demandes de divulgation, de modification, d'arrêt de l'utilisation, de suppression, etc. des Informations personnelles

Ces demandes sont gratuites. Toutefois, le demandeur prend à sa charge l'affranchissement (y compris l'affranchissement de retour).

2-4. Réponses aux demandes de divulgation, de modification, d'arrêt de l'utilisation, de suppression, etc. des Informations personnelles

Nous vous répondrons par courrier à l'adresse indiquée par le demandeur sur le formulaire de demande.

2-5. Raisons de non-divulgation d'Informations personnelles en notre possession

Nous nous engageons à ne pas divulguer les Informations personnelles dans les cas suivants. Dans le cas où nous déciderions de ne pas divulguer les informations, nous communiquerons la décision ainsi que sa raison.

(1) Lorsque la personne ne peut pas être identifiée formellement, par exemple si l'adresse sur le formulaire de demande ou la pièce d'identité personnelle ne correspond pas à l'adresse dont nous avons connaissance

(2) Lorsque l'autorité à titre de représentant ne peut être vérifiée dans le cas d'une demande émanant d'un représentant

(3) Lorsqu'il n'y a pas suffisamment d'informations, par exemple en cas d'omissions dans le formulaire de demande concerné

(4) Si nous ne détenons pas les Informations personnelles concernées par une demande de divulgation, etc.

(5) Lorsque cela peut présenter un risque pour la vie, la sécurité, les biens ou d'autres droits ou avantages de la personne concernée ou d'un tiers

(6) Si cela risque sérieusement d'entraver le bon fonctionnement de nos activités commerciales

(7) Si cela représente une violation d'autres lois ou règlements

3. Contact en cas de questions sur les Informations personnelles

Si vous avez des questions sur notre politique de protection des informations personnelles ou sur la manière dont nous protégeons ces dernières, si vous avez des suggestions d'amélioration concernant nos procédures de protection des informations personnelles, ou si vous souhaitez contacter quelqu'un à propos d'une demande de divulgation, de modification, d'arrêt de l'utilisation, de suppression, etc. des Informations personnelles, veuillez contacter notre service de traitement des Informations personnelles aux coordonnées indiquées ci-dessous. Veuillez noter que nous ne pouvons pas accepter les demandes en personne dans nos bureaux.

Service de traitement des Informations personnelles
Horaires d'ouverture : Jours ouvrés 9h00 - 17h00
Responsable de la protection des informations personnelles
Bureau de gestion des risques, THK Co., Ltd., THK Co., Ltd.
Tel: +81 3-5730-3896     Fax : +81 3-5730-3915

4. Utilisation des Informations personnelles sur notre site

(1) Cookies, balises web et adresses IP.

Sur notre site, des cookies, des balises web et adresses IP sont utilisés aux fins indiquées ci-dessous. Les utilisateurs peuvent désactiver les cookies et les balises web en désactivant les cookies dans les paramètres de leur navigateur, mais cela peut les empêcher d'utiliser une partie ou toutes les fonctionnalités des pages web.

[1] Pour identifier et résoudre les causes d'une panne de serveur ou d'autres problèmes de serveur

[2] Pour améliorer le contenu du site et des e-mails

[3] Pour personnaliser le site et le contenu des e-mails aux différents utilisateurs

[4] Pour les services réservés aux membres où les Informations personnelles ont déjà été enregistrées, l'historique de navigation, les réponses aux questionnaires, etc. sont utilisés à des fins marketing

[5] Pour utiliser les Informations anonymisées à des fins statistiques

(2) Google Analytics

Nous utilisons le service Google Analytics de Google Inc. (« Google ») sur certaines pages de notre site pour comprendre comment les visiteurs utilisent notre site. L'utilisation de Google Analytics sur notre site signifie que Google recueille, enregistre et analyse l'historique de navigation des visiteurs de notre site en fonction des cookies que nous créons. Google nous transmet les résultats de l'analyse et nous les utilisons pour comprendre la manière dont les utilisateurs se déplacent sur notre site. Les données relatives aux utilisateurs recueillies, enregistrées ou analysées par Google Analytics ne contiennent aucune information permettant d'identifier ces derniers. Ces données sont également gérées par Google conformément à sa politique de confidentialité.
Les utilisateurs peuvent désactiver Google Analytics dans les paramètres des modules complémentaires de leur navigateur pour empêcher Google Analytics de recueillir de leurs données. Google Analytics peut être désactivé en téléchargeant le « Module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics » sur page de téléchargement du module complémentaire, et en installant ce dernier avant de configurer le navigateur. Si l'utilisateur désactive Google Analytics, il désactive Google Analytics sur tous les sites et pas seulement sur le nôtre. Cependant, les paramètres peuvent être réactivés à tout moment en modifiant les paramètres du module complémentaire du navigateur.
Veuillez consulter le site de Google Analytics pour en savoir plus sur les Conditions de service de Google Analytics, et le site de Google pour connaître sa Politique de confidentialité.

Conditions de Services de Google Analytics :
www.google.com/analytics/terms/fr.html
Politique de confidentialité de Google :
policies.google.com/privacy?hl=fr
Module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics :
tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr

Remarque : « Google Analytics » est une marque déposée de Google.

(3) Autres

Nous n'avons aucune obligation ou responsabilité envers la protection des Informations personnelles sur les sites web accessibles par l'intermédiaire de liens depuis notre site. Veuillez adresser toute question ou demande concernant le traitement des Informations personnelles sur d'autres sites internet directement aux propriétaires de ces derniers.

Si vous avez des questions concernant cette déclaration, veuillez nous contacter en utilisant notre formulaire de contact.

 

DÉSINSCRIPTION

Si vous ne souhaitez plus recevoir d'informations de notre part ou si vous souhaitez que vos informations personnelles soient supprimées de la base de données de THK, veuillez nous le signifier par e-mail à l'adresse suivante : web@thk.co.jp. Lorsque vous recevez des informations par e-mail ou un autre moyen, vous pouvez utiliser l'option de désinscription prévue pour nous indiquer votre souhait de ne plus recevoir d'informations de notre part.

 

RÉVISIONS DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Internet et ses avantages évoluent rapidement, tout comme les manières dont on utilise Internet et les lois régissant cette utilisation. Par conséquent, THK se réserve le droit de mettre à jour et de réviser cette politique de confidentialité à tout moment. Pour savoir si cette politique de confidentialité a été révisée, consultez la date de la dernière mise à jour, en haut de cette page ou envoyez-nous un e-mail à l'adresse suivante : web@thk.co.jp.

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